Arabische Urkunden bei deutschen Behörden richtig vorlegen

Standesamt, Ausländerbehörde, Anerkennungsstelle, Familienkasse: Wer in Deutschland mit Dokumenten aus arabischsprachigen Ländern zu tun hat, lernt schnell, dass Papiere aus Damaskus, Bagdad, Kairo oder Casablanca nicht einfach so akzeptiert werden. Die Behörde braucht eine deutsche Fassung, und sie will sicher sein, dass das Original echt ist.

Viele Anträge verzögern sich um Wochen, weil ein Detail fehlt. Wer die Anforderungen kennt, bevor er eine Übersetzung bestellt, spart sich Nachforderungen und doppelte Kosten.

Zwei Fragen, die jede Behörde stellt

Deutsche Ämter prüfen bei ausländischen Urkunden grundsätzlich zwei Dinge. Erstens: Ist das Dokument echt und von der zuständigen Stelle ausgestellt? Zweitens: Was steht genau darin? Für die erste Frage gibt es Apostille oder Legalisation, für die zweite die beglaubigte Übersetzung.

Beide Schritte sind unabhängig voneinander, müssen aber oft in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen. Zuerst wird das Original beglaubigt, dann wird es samt Beglaubigungsvermerken übersetzt. So landen auch Stempel und Vermerke der Echtheitsprüfung in der deutschen Fassung.

Apostille oder Legalisation

Ob eine Apostille genügt, hängt davon ab, ob der Ausstellerstaat dem Haager Übereinkommen beigetreten ist. Hintergründe und Verfahren beschreibt der Artikel zur Apostille. Einige arabische Staaten sind inzwischen Vertragsstaaten, andere nicht.

Für Urkunden aus Ländern ohne Apostille ist meist eine Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung im Ausstellerstaat nötig. In manchen Fällen ist die Legalisation ausgesetzt, und die Behörden prüfen die Echtheit auf anderem Weg, etwa durch ein Gutachten der Botschaft. Fragen Sie im Zweifel direkt bei der zuständigen deutschen Stelle nach.

Wer darf beglaubigt übersetzen

Eine beglaubigte Übersetzung wird in Deutschland von einem bei einem Landgericht oder Oberlandesgericht allgemein beeidigten oder ermächtigten Übersetzer angefertigt. Je nach Bundesland heisst die Bezeichnung etwas anders, gemeint ist aber dasselbe: eine Fachkraft, die ihre Qualifikation nachgewiesen und einen Eid geleistet hat.

Ein ermächtigter übersetzer bestätigt mit Unterschrift und Stempel, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist. Diese Bestätigung wird bundesweit von Behörden und Gerichten anerkannt. Übersetzungen von Bekannten oder Muttersprachlern ohne diese Ermächtigung werden dagegen fast immer abgelehnt.

Besonderheiten arabischer Dokumente

Arabische Urkunden bringen einige typische Herausforderungen mit sich:

• Namen müssen nach einer festen Transliteration oder entsprechend dem Reisepass wiedergegeben werden.
• Daten können nach dem islamischen Mondkalender angegeben sein und müssen umgerechnet werden.
• Handschriftliche Vermerke, Stempel und Siegel gehören vollständig in die Übersetzung.
• Familienregisterauszüge enthalten oft mehr Personen und Angaben als deutsche Urkunden.
• Bildungsnachweise nutzen Notensysteme, die erläutert werden sollten.

Ein erfahrener Übersetzer kennt diese Eigenheiten und weist auf unleserliche Stellen hin, statt sie stillschweigend wegzulassen.

Namensschreibung als häufigste Fehlerquelle

Ein arabischer Name lässt sich auf viele Arten in lateinische Buchstaben übertragen. Steht im Pass «Mohammad», in der Übersetzung der Geburtsurkunde aber «Muhammad», kann das Standesamt Zweifel an der Identität bekommen. Im schlimmsten Fall muss die Übersetzung korrigiert und neu beglaubigt werden.

Geben Sie dem Übersetzer deshalb immer eine Kopie des Reisepasses oder Aufenthaltstitels mit. Dann kann er alle Namen einheitlich nach dem amtlichen Dokument schreiben. Das gilt auch für Eltern, Ehepartner und Kinder, die in der Urkunde erwähnt werden.

Typische Anlässe

Beglaubigte Übersetzungen aus dem Arabischen werden vor allem in diesen Situationen benötigt: Eheschliessung beim Standesamt, Geburtsbeurkundung eines in Deutschland geborenen Kindes, Einbürgerung, Familiennachzug, Anerkennung von Berufs- und Studienabschlüssen, Umschreibung eines Führerscheins sowie Erbschafts- und Gerichtsverfahren.

Jede Stelle kann eigene Vorgaben machen, etwa zum Alter der Urkunde, zur Vorlage des Originals oder zur Form der Übersetzung. Ein kurzer Anruf oder Blick auf die Website der Behörde lohnt sich, bevor Sie den Auftrag vergeben.

Kosten und Bearbeitungszeit

Die Kosten richten sich meist nach Umfang und Schwierigkeit des Dokuments. Eine Standardurkunde wie eine Geburtsurkunde ist in der Regel deutlich günstiger als ein umfangreiches Zeugnis mit Fächerliste. Hinzu kommen gegebenenfalls Versandkosten für das unterschriebene Original der Übersetzung.

Für einfache Urkunden beträgt die Bearbeitungszeit oft nur wenige Werktage. Wer allerdings erst Apostille oder Legalisation im Herkunftsland beschaffen muss, sollte mehrere Wochen bis Monate einplanen. Beginnen Sie deshalb möglichst früh, besonders wenn ein Termin beim Standesamt oder eine Frist der Ausländerbehörde ansteht.

Digitale Kopien und Mehrfachverwendung

Viele Behörden nehmen inzwischen Anträge online entgegen. Fragen Sie Ihren Übersetzer, ob er zusätzlich zur Papierfassung eine eingescannte Version liefert. Manche Ämter akzeptieren auch qualifiziert elektronisch signierte Übersetzungen. Wenn Sie dieselbe Urkunde bei mehreren Stellen brauchen, lassen Sie gleich mehrere beglaubigte Exemplare anfertigen. Das ist günstiger als eine spätere Neubestellung.

Übersetzungen in die andere Richtung

Auch der umgekehrte Weg kommt häufig vor. Wer eine deutsche Geburtsurkunde, ein Führungszeugnis oder einen Hochschulabschluss in einem arabischsprachigen Land vorlegen möchte, braucht ebenfalls eine verlässliche Übersetzung. Hier gelten allerdings die Regeln des Ziellandes. Manche Staaten verlangen, dass die deutsche Urkunde zuerst mit Apostille oder Legalisation versehen und anschliessend vor Ort übersetzt wird. Andere akzeptieren eine in Deutschland angefertigte beglaubigte Übersetzung, die dann selbst legalisiert werden muss.

Klären Sie diese Frage am besten mit der Botschaft des Ziellandes oder mit der Stelle, die das Dokument später erhält. So vermeiden Sie, dass eine bereits bezahlte Übersetzung am Ende nicht anerkannt wird.

Mit Sorgfalt zum Ziel

Arabische Urkunden für deutsche Behörden vorzubereiten ist kein Hexenwerk, erfordert aber Sorgfalt. Echtheitsnachweis klären, einheitliche Namensschreibung festlegen und eine Fachkraft mit gerichtlicher Ermächtigung beauftragen: Mit diesen drei Schritten kommen die meisten Anträge ohne Rückfragen durch.